Aviso de prácticas de privacidad de la HIPAA

Fecha de entrada en vigor: 1 de enero de 2018

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR O DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELA DETENIDAMENTE.

Los términos de este Aviso de prácticas de privacidad («Aviso») se aplican a Wellness Coaches USA, LLC, que opera bajo el nombre de Ramp Health y sus empleados (en conjunto, «Ramp Health» o «nosotros»). Ramp Health utilizará y divulgará (compartirá) determinada información de salud de los pacientes. La compartiremos según sea necesario para llevar a cabo las operaciones de tratamiento, pago y atención médica según lo permita la ley y para los fines que se describen a continuación.

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos («HIPAA») nos exige mantener la privacidad de la información de salud protegida de nuestros pacientes. También debemos informar a los pacientes sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad en relación con la información de salud protegida («PHI»).

La ley nos exige cumplir con los términos de este Aviso durante el tiempo que permanezca en vigor. Tenemos el derecho de cambiar los términos de este Aviso según sea necesario. También tenemos el derecho de hacer que un nuevo aviso entre en vigor para toda la PHI que recopilemos. También tenemos la obligación de informarle que puede haber una parte de la ley estatal que sea más estricta (o que lo proteja más) que una norma o requisito de la HIPAA. Seguiremos el estándar más estricto (o más protector). Si desea recibir una copia de cualquier cambio a este Aviso, o una copia del Aviso, en otro idioma o información sobre una ley estatal específica, puede solicitarla por correo. Envíe las solicitudes al oficial de privacidad de la HIPAA, Ramp Health, 725 W Skippack Pike, STE 300, Blue Bell, PA 19422

Cómo podemos usar y divulgar su información de salud

Las siguientes categorías explican las formas en que podemos usar y divulgar («compartir») la información de salud. Para cada categoría de usos o divulgaciones, explicaremos lo que queremos decir y daremos ejemplos. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones. Sin embargo, todas las formas en que se nos permite usar y compartir la información de salud se incluirán en al menos una de las categorías. Recopilaremos la cantidad mínima de información necesaria para usar nuestros servicios y, al mismo tiempo, recopilaremos suficiente información para mantener su cuenta segura. También podemos recopilar información adicional que supere la cantidad mínima, pero no está obligado a proporcionarnos esta información. Utilizaremos esta información para mejorar su experiencia con nuestros servicios.

• Para el tratamiento: podemos usar su información para proporcionar, coordinar y administrar su atención y tratamiento. Por ejemplo, Ramp Health puede compartir su información de salud con otro proveedor de atención médica. Esto se aplica a una consulta o una remisión.

• Para el pago: podemos usar y compartir información médica para facturar y cobrar los servicios que prestamos. Esto puede provenir directamente de usted o a través de un servicio de facturación, una compañía de seguros u otro tercero. Por ejemplo, es posible que tengamos que proporcionarle a su plan de salud alguna información sobre el tratamiento que recibió en Ramp Health. Esto es para que puedan pagarnos o devolverle el dinero por el tratamiento. También podemos informarle a su plan de salud sobre un tratamiento que va a recibir para asegurarnos de que esté cubierto o para obtener la aprobación.

• Operaciones de atención médica: podemos usar y compartir su información médica para nuestras operaciones de atención médica. Esto incluye el uso y el intercambio de la información necesaria para administrar Ramp Health. Además, para asegurarnos de que todos nuestros pacientes reciban una atención de calidad. Esto incluye cosas como:

  • Tratar de mejorar la calidad, la eficiencia y el costo de nuestros servicios,
  • Planificación y gestión empresarial,
  • Evaluar y mejorar las habilidades de nuestros proveedores de atención médica que lo atienden,
  • Trabajar con organizaciones externas que comprueban la calidad de la atención que brindamos y evalúan, certifican o autorizan a los proveedores de atención médica, y
  • Cumplir con este aviso y la ley.

• Para socios comerciales: Algunos servicios los proporcionan Ramp Health o a través de otras compañías (es decir, socios comerciales). Pueden ser abogados, compañías de servicios de administración, consultores, agencias de cobranza u organizaciones de acreditación. Podemos compartir su información con ellos para que puedan realizar el trabajo que les hemos contratado. También firmamos un contrato con cada socio comercial. Esto les exige mantener su información segura y no compartirla sin nuestro permiso o cumplir con la ley.

• Información de salud anónima. Podemos usar su información de salud para crear información «anónima». Esto significa que se han eliminado ciertas categorías de información (incluidas en la HIPAA) de la información. También podemos compartirla con un socio comercial. Pueden utilizarla para crear información anonimizada, incluso si no utilizamos esa información. Su información se mantendrá segura y confidencial y solo se utilizará de la manera permitida por la ley y nuestros contratos con los clientes. Sus datos solo se comparten con un cliente de forma combinada que no lo identifica directamente.

Sus opciones

En determinadas circunstancias, puede indicarnos sus opciones sobre lo que compartimos. Si tiene una preferencia clara sobre la forma en que compartimos su información en las situaciones que se describen a continuación, póngase en contacto con nosotros. Díganos qué quiere que hagamos y seguiremos sus instrucciones.

• Personas que participan en su atención o en el pago de su atención: Ramp Health puede compartir información de salud con las personas que usted elija (por ejemplo, un familiar, un pariente, un amigo u otras personas que cuiden de usted) que estén relacionadas con su atención médica o sus pagos. Por ejemplo, podemos proporcionar información médica limitada para que un familiar pueda recoger una receta para usted. Intentamos obtener su consentimiento por escrito antes de compartir su información con ellos. Si puede tomar sus propias decisiones de atención médica, Ramp Health le pedirá permiso antes de usar su información médica por estos motivos. Si no puede tomar decisiones sobre su atención médica, podemos compartir la información médica relevante con sus familiares o con quienes lo atienden. Esto se aplica si consideramos que hacerlo es lo mejor para usted, incluso en caso de emergencia. Si es menor de edad y recibe ciertos tratamientos, cumpliremos con las leyes estatales adicionales para protegerlo. Estos tratamientos incluyen el embarazo, el abuso de drogas o alcohol, las enfermedades transmisibles o la salud mental.

• Ayuda en casos de desastre: Durante un desastre, Ramp Health puede usar o compartir la información de salud protegida con una organización pública o privada. La razón de esto es ayudar con las iniciativas de socorro en casos de desastre. Su información puede ayudar a informar a las personas (es decir, a sus familiares u otras personas responsables de su cuidado) sobre su ubicación, su afección o eventos como la muerte.

Situaciones especiales en las que se puede divulgar su información médica:

Se nos permite o se nos exige compartir su información de otras maneras. Por lo general, de maneras que contribuyen al bien público, como la salud pública y la investigación. Antes de poder hacerlo, debemos cumplir con muchas condiciones establecidas por la ley. Para obtener más información, visite: www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/index.html.

Tenga en cuenta que no creamos ni administramos un directorio de hospitales.

Existen ciertas razones por las que su información de salud se utilizará o compartirá sin su consentimiento o autorización previos. Éstas incluyen las siguientes:

• Según lo exija la ley: Ramp Health compartirá su información médica cuando así lo exija la ley federal, estatal o local.

• Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad: Ramp Health puede usar y compartir su información de salud cuando sea necesario para evitar una amenaza grave para su salud y seguridad. Esto también se aplica a la salud y la seguridad del público o de otra persona. Sin embargo, solo compartiremos su información con alguien que pueda ayudar a prevenir o reducir la amenaza.

• Actividades de supervisión de la salud : Ramp Health puede compartir su información de salud con las agencias de supervisión de la salud. Esto es para las actividades de supervisión autorizadas por la ley (por ejemplo, auditorías gubernamentales, investigaciones, inspecciones y actividades de obtención de licencias). Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de atención médica. También ayudan con los programas gubernamentales y con el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.

• Riesgos para la salud pública: Ramp Health puede compartir su información de salud con funcionarios del gobierno por motivos de salud pública. Por lo general, son para:

  • Prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.
  • Informar los nacimientos y las defunciones.
  • Denunciar el abuso o la negligencia de un niño o el abuso de un adulto vulnerable.
  • Informar sobre las reacciones a los medicamentos o los problemas con los productos.
  • Notificar a las personas sobre las retiradas del mercado de productos que puedan estar utilizando.
  • Notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o que pueda correr el riesgo de contraerla o propagarla.
  • Reportarla a la FDA según lo permita o exija la ley, o
  • Ayudar con la vigilancia de la salud pública y combatir el bioterrorismo.

• Aplicación de la ley : Podemos divulgar información de salud a un funcionario encargado de hacer cumplir la ley con ciertos fines, tales como:

  • Para cumplir con un proceso legal (es decir, una citación) o según lo exija la ley
  • Información para identificar o encontrar a una persona (por ejemplo, a un sospechoso o a una persona desaparecida)
  • Información sobre una persona que es o es presunta víctima de un delito
  • En situaciones en las que la muerte pueda haber sido consecuencia de una conducta delictiva
  • Si se produce un delito en Ramp Health
  • Una emergencia médica que no se haya producido en un centro de Ramp Health, donde parece que se ha cometido un delito.

  Sin embargo, si nos solicita tratamiento y recuperación por drogodependencia, su solicitud se tratará de forma confidencial. No daremos su nombre a las fuerzas del orden público a menos que usted dé su consentimiento.

• Demandas y disputas: Es posible que tengamos que compartir su información de salud si hay un procedimiento legal (por ejemplo, un caso judicial o una audiencia administrativa). Puede tratarse de una orden judicial o administrativa, una citación, una solicitud de presentación de pruebas u otro proceso legal.

• Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: Podemos proporcionar información de salud a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario para identificar a una persona fallecida. Además, puede ayudar a determinar la causa de la muerte. También podemos proporcionar información de salud a los directores de funerarias según sea necesario para llevar a cabo sus funciones.

• Donación de órganos y tejidos: Podemos compartir información de salud con organizaciones que participan en la donación y el trasplante de órganos o tejidos. Esto se hace para facilitar el proceso de donación o recepción (por ejemplo, en el caso de órganos, ojos o tejidos).

• Funciones gubernamentales especializadas: Podemos compartir su información de salud si está relacionada con determinadas funciones gubernamentales (por ejemplo, actividades militares y de veteranos). También podemos compartirla para actividades de seguridad nacional e inteligencia. Otras razones por las que podemos usarla incluyen la protección del presidente y los exámenes médicos que realiza el Departamento de Estado.

• Indemnización laboral: Podemos compartir su información de salud para obtener indemnización laboral. También podemos compartirla con programas similares. Estos programas ofrecen beneficios en caso de lesiones o enfermedades que ocurran en el trabajo.

• Reclusos: Si usted está preso o se encuentra bajo custodia policial, es posible que les proporcionemos su información de salud. Esta divulgación es necesaria para que puedan brindarle atención médica. También es necesaria para proteger su salud y seguridad y la de los demás. Además, garantiza la seguridad de la institución correccional.

• Investigación: Ramp Health puede usar y compartir su información de salud con fines de investigación. Lo hacemos según lo permitido por la ley federal. Esto se puede hacer con su permiso por escrito. También puede ocurrir cuando se haya revisado el estudio para determinar su protección de la privacidad. Esta revisión la realiza una junta de revisión institucional o una junta de privacidad antes de que comience la investigación. En algunos casos, es posible que se permita a los investigadores utilizar la información de forma limitada para determinar si el estudio o los participantes son adecuados. Haremos todo lo que esté a nuestro alcance para obtener su consentimiento o su negativa a participar en una investigación externa, según lo exige la ley. Esto ocurrirá antes de que divulguemos cualquier información identificable sobre usted a investigadores externos.

Situaciones en las que nunca compartiremos su información sin un permiso por escrito:

No compartiremos ni utilizaremos su información de salud protegida en las situaciones que se detallan a continuación. Solo lo haremos si primero obtenemos su permiso por escrito. Además, otros usos no contemplados en este Aviso se realizarán únicamente con su permiso por escrito. Puede revocarlo en cualquier momento con una solicitud por escrito:

• Notas de psicoterapia: Ramp Health no utilizará ni divulgará las notas de psicoterapia sin su consentimiento por escrito.

• Comercialización y venta de información médica privada: Ramp Health no utilizará ni compartirá su información médica privada con fines de marketing. Además, nunca venderemos su información médica privada con fines de marketing. Solo lo haremos si nos da su consentimiento por escrito.

• Según lo exige la ley de privacidad: Ciertos tipos de información se mantienen privados y están protegidos por la ley estatal o federal. Por lo general, Ramp Health no puede compartirla sin el consentimiento por escrito. También se puede compartir si un tribunal lo ordena o en otras circunstancias limitadas:

  • registros de tratamiento por abuso de sustancias
  • ciertas notas de psicoterapia
  • Pruebas o resultados de las pruebas de VIH/SIDA
  • información genética
  • información sobre enfermedades venéreas
  • información sobre tuberculosis
  • comunicación confidencial con un trabajador social con licencia
  • cierta información relacionada con el tratamiento de un menor (por ejemplo, cuando el menor busca un tratamiento emancipado por un embarazo o un tratamiento relacionado con el hijo del menor o una enfermedad de transmisión sexual)

• Contacto: Con su consentimiento previo por escrito, Ramp Health se pondrá en contacto con usted mediante una llamada o mensaje de texto al número de teléfono que tenemos registrado para coordinar su atención y enviarle recordatorios de citas. Puede revocar este consentimiento en cualquier momento respondiendo STOP a cualquier mensaje de texto, enviando un correo electrónico a support@ramphealth.com o llamando al 866-894-1300.

• Notificación de incumplimiento: Nos pondremos en contacto con usted por escrito en un plazo de sesenta (60) días si tenemos conocimiento de alguna infracción de la privacidad de la HIPAA. Esto incluye cuando se accede a su información, se utiliza o se comparte sin permiso. También incluye si no se mantuvo segura con las medidas de seguridad adecuadas.

Sus derechos con respecto a su información de salud protegida

Tiene los siguientes derechos con respecto a la información de salud que mantenemos sobre usted:

Derecho a inspeccionar y copiar la información de salud protegida
Tiene derecho a ver y copiar su información de salud protegida mediante una solicitud por escrito. Puede estar en papel o en formato electrónico. Según la ley federal, es posible que no vea ni copie algunos tipos de registros (por ejemplo, notas de psicoterapia, información relacionada con acciones civiles, penales o administrativas, información restringida por la ley, datos de investigaciones e información confidencial). Esto también se aplica a la información que, si se comparte, podría causarle daños o lesiones a usted o a otras personas. Tenemos hasta 30 días para proporcionar la información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) y es posible que cobremos una tarifa para cubrir los costos.

Derecho a modificarla
Tiene derecho a solicitar que Ramp Health actualice la información de salud protegida que tenemos archivada sobre usted. Puede hacerlo si cree que es incorrecta o no está completa. Su solicitud debe hacerse por escrito e indicar qué es lo que está mal y por qué. Tenga en cuenta que una solicitud no significa necesariamente que la información vaya a modificarse. Si rechazamos su solicitud, le proporcionaremos una denegación por escrito en un plazo de sesenta (60) días. Indicará por qué se denegó la solicitud y su derecho a presentar una declaración por escrito para manifestar su desacuerdo con la denegación. También contendrá una descripción de cómo puede presentar una queja ante nosotros o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos («DHHS»). Esta denegación también indicará que, si usted no manifiesta su desacuerdo por escrito, puede solicitar que incluyamos su solicitud de modificación y la denegación en cualquier intercambio futuro de su información de salud personal. Esto se aplica a la información objeto de su solicitud. Se incluirán en sus registros copias de todas las solicitudes, denegaciones y declaraciones de desacuerdo. Si aceptamos su solicitud de modificación, trataremos de informar y proporcionar la modificación en un plazo razonable a las personas que recibieron su información de salud antes del cambio. Esto también se aplica a aquellos que sabemos que tienen la información de salud objeto de la modificación. Esto incluye a aquellos que pueden haber confiado o podrían confiar en dicha información en su detrimento.

Derecho a un registro de las divulgaciones
Tiene derecho a recibir una lista (contable) de las veces que hemos compartido su información de salud durante los seis (6) años anteriores a la fecha en que la solicite. Esto incluye con quién la compartimos y por qué. La solicitud se puede hacer para divulgaciones en papel o electrónicas. No incluirá las divulgaciones realizadas para (a) el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica, (b) las divulgaciones que usted autorice, (c) las divulgaciones a usted mismo, (d) para un directorio de centros u otras personas involucradas en su atención, (e) con fines de seguridad nacional o inteligencia, (f) a instituciones correccionales y (g) con respecto a las divulgaciones anteriores al 14 de abril de 2003. Proporcionaremos una contabilidad al año de forma gratuita. Se le cobrará una tarifa razonable basada en el costo si solicita otra en un plazo de doce (12) meses. Le informaremos el importe de la tasa por adelantado. A continuación, podrá decidir si desea o no la contabilidad adicional.

Derecho a solicitar restricciones
Tiene derecho a solicitar que Ramp Health restrinja o limite lo que compartimos con otros. Esto puede incluir a familiares, amigos y otras personas involucradas en su atención o en el pago de la misma. También tiene derecho a restringir lo que usamos o compartimos para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica. Su solicitud debe presentarse por escrito. Debe incluir la restricción específica solicitada, a quién desea aplicarla y por qué desea imponerla. Tenga en cuenta que Ramp Health no está obligada a aceptar su solicitud, excepto una solicitud de restricción para no compartir con su plan de salud información sobre la atención y los servicios que haya pagado en su totalidad de su bolsillo.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales
Tiene derecho a solicitarnos comunicaciones confidenciales por medios alternativos o en un lugar alternativo. Por ejemplo, puede solicitar que enviemos correo únicamente a una dirección que usted especifique, que puede ser o no su domicilio. Puede solicitar que solo lo llamemos al teléfono de su trabajo o que incluyamos los números de teléfono en los que se nos permite o no dejar mensajes. No tiene que revelar el motivo de su solicitud. Sin embargo, debe presentar una solicitud con instrucciones por escrito. Diremos «sí» a todas las solicitudes razonables.

Derecho a obtener una copia electrónica de la historia clínica
Tiene derecho a solicitar una copia electrónica de su historia clínica. También puede solicitar que se envíe a otra persona u organización. Esto se puede hacer cuando su información de salud protegida se almacena en formato electrónico. Intentaremos proporcionarle los registros en el formato que usted solicite. Sin embargo, puede haber casos en los que no podamos obtener la información en el formato que usted solicita. Entonces se la proporcionaremos en un formato electrónico estándar o en forma impresa. Si se solicita, es posible que se cobre una tarifa por el envío de los registros médicos electrónicos.

Derecho a un resumen de su información de salud protegida
Tiene derecho a solicitar únicamente un resumen de su información de salud protegida. Puede hacerlo si no desea una copia de su registro completo. También puede solicitar una explicación de la información cuando solicite su registro completo.

Derecho a recibir una notificación de una infracción
Si se produce una violación de su información de salud protegida no segura, tiene derecho a que se le notifique. La notificación le informará de dicha infracción.

Derecho a recibir una copia impresa de este aviso
Incluso si ha aceptado recibir una copia electrónica de este Aviso de prácticas de privacidad de la HIPAA, tiene derecho a solicitar que se la proporcionemos en papel. Puede realizar dicha solicitud en cualquier momento. Le proporcionaremos una copia en papel a la brevedad. Este aviso también está disponible en https://portal.ramphealth.com/en/hipaa.html.

Derecho a elegir a alguien que actúe en su nombre
Es posible que otras personas (por ejemplo, un tutor legal o un poder notarial médico) puedan tomar decisiones sobre su información de salud. Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier medida.

Derecho a presentar una queja
Si cree que hemos violado sus derechos, puede ponerse en contacto con nosotros utilizando la información de contacto que figura en este Aviso. Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/complaint-process/index.html. No tomaremos represalias en su contra por presentar una queja.

Nuestras responsabilidades

Cambios en los términos de este aviso

La fecha de entrada en vigor de este Aviso es el 1 de enero de 2018 y se actualizó a partir del 1 de septiembre de 2023. Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este Aviso y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible previa solicitud, en nuestra oficina y en nuestro sitio web.

Quejas o preguntas

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante nosotros o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja ante Ramp Health o para hacer una pregunta sobre este Aviso, comuníquese con:

Nombre del oficial de privacidad de Ramp Health: Tony Costanzo
Correo electrónico: privacy@ramphealth.com
Teléfono: 866-894-1300

Todas las quejas deben presentarse por escrito. No se le penalizará por presentar una queja.